Tagungsbericht:

 

10. Detmolder Sommergespräch: Genealogie, Verwaltung und Archive - vertrauenswürdige Informationen im Austausch

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Landesarchiv Nordrhein-Westfalen, Abteilung Ostwestfalen-Lippe 14.09.2017, Detmold

Bericht von: Tamara Frey / Sarah Rudolf / Mathias Schafmeister, Landesarchiv Nordrhein-Westfalen, Abteilung Ostwestfalen-Lippe
E-Mail: <Tamara.Frey@lav.nrw.de>; <Sarah.Rudolf@lav.nrw.de>,; <Mathias.Schafmeister@lav.nrw.de>

Unter dem Titel „Genealogie, Verwaltung und Archive - vertrauenswürdige Informationen im Austausch“, veranstaltete die Abteilung Ostwestfalen-Lippe des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen am 14. September 2017 zum zehnten Mal das Detmolder Sommergespräch. Seit 2004 bietet das Format ein Forum für den Austausch zwischen Genealogen, Familienforschern, Historikern sowie Mitarbeitern des Archivwesens und der behördlichen Verwaltung. Bei der diesjährigen Tagung wurde das Hauptaugenmerk auf das Thema Vertrauen, vertrauenswürdiger Austausch von Informationen und vertrauenswürdige Informationen gelenkt.

In ihren Geleit- und Grußworten haben der Präsident des Landesarchivs FRANK M. BISCHOFF (Duisburg) und der Detmolder Abteilungsleiter JOHANNES BURKARDT (Detmold) die Bedeutung des Sommergesprächs für den Aufbau von Vertrauen zwischen den Gesprächspartnern, und damit verbunden den Bedarf einer erneuerten Vertrauensbildung angesichts der aktuellen, digitalen Herausforderungen wie dem E-Government-Gesetz und der digitalen Langzeitarchivierung betont.

Den Auftakt zum Sommergespräch bildeten die Vorträge von Archivarin BETTINA JOERGENS (Landesarchiv Nordrhein-Westfalen, Abteilung Ostwestfalen-Lippe) und Historikerin EVA SCHLOTHEUBER (Heinrich Heine Universität Düsseldorf). Bettina Joergens sprach von den verschiedenen Aspekten, die zu einer erfolgreichen Vertrauensbildung zwischen Archiven, Behörden, Genealogen, Familienforschern und Wissenschaftlern beitragen sollen: Aus einer institutionell verankerten Autorität der Archive heraus erwächst das Berufsethos der Archivare, das durch transparent gemachtes Handeln und Professionalität eine deutliche Vertrauenswürdigkeit herstellt. Eva Schlotheuber knüpfte daran gedanklich an. So gab sie zu bedenken, dass angesichts der Flüchtigkeit von (digitalen) Informationen - wie beispielsweise im Internet oder in Datenbanken verfügbar - den Archiven als Ort des „gesellschaftlichen Gedächtnisses“ die wichtige Aufgabe zukommt, ihr Handeln im Zuge der überlieferungsbildung so weit wie möglich offenzulegen, um die Authentizität der Informationen abzubilden. Nur so können Wissen und Wissensordnungen angemessen aufbereitet und umfassend nachvollzogen werden.

In der ersten Sektion „Vertrauen in (elektronische) Personenstandsregister. Zehn Jahre neues Personenstandsgesetz“ wurde insbesondere die Frage nach Vertrauen in digitale Personenstandsregister in Form von Erfahrungsberichten und Erwartungshorizonten vertiefend behandelt. Archivarin KATRIN MARX-JASKULSKI (Hessisches Landesarchiv - Personenstandsarchiv) wies auf die Notwendigkeit hin, mittels Kooperation zwischen insbesondere den schriftgutführenden Behörden und den Archiven die Basis für eine gute, und damit auch rechtssichere Aktenführung und überlieferung zu schaffen.

Die Hintergründe personenstandsrechtlicher überlieferungen erläuterte im ersten Vortrag der Sektion VOLKER HILPERT von der Akademie für Personenstandswesen Bad Salzschlirf. Mit dem Personenstandsgesetz von 2007 änderten sich nicht nur die (Fort-)Führung bzw. die Nutzungsmöglichkeiten der Personenstandsregister zum 1. Januar 2009 maßgeblich. Auch die Einführung der elektronischen Registerführung hat wesentliche Umbrüche eingeleitet, die eine Anpassung in der (elektronischen) Sicherung der Daten zur Gewährleistung ihrer überlieferung erforderlich gemacht haben. Die Konsequenzen und Chancen wurden im nachfolgenden Vortrag von Archivar VOLKER HIRSCH (Landesarchiv Nordrhein-Westfalen, Abteilung Ostwestfalen-Lippe) aus archivfachlicher Sicht beleuchtet. Die Digitalisierungsprozesse im Personenstandswesen haben eine öffnung der Archive bewirkt. Im Zuge dessen wurde außerdem eine stärkere Einbindung der Familienforschung und der Genealogie zum Beispiel über die Digitalisierungsprojekte in Kooperation mit FamilySearch oder auch über Crowdsourcing-Projekte bis hin zu einer barrierefreieren Nutzung über das Internet ermöglicht. STEFAN SCHRöDER vom Archivamt des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe in Münster hat in diesem Sinne von einem umfassenden Engagement und der Eigeninitiative von Genealogen berichtet, von denen sowohl Archive als auch Genealogen und nicht zuletzt Wissenschaftler profitieren können. VOLKER WILMSEN von der Westfälischen Gesellschaft für Genealogie und Familienforschung (WGGF) kam darauf zu sprechen, welche Chancen und Möglichkeiten sich Genealogen und Familienforschenden im Vergleich zu den Jahren vor 2009 bieten. Während bis 2008 Erwartungshaltungen noch in einem einfacheren Zugang zu Personenstandsunterlagen bestanden haben, sind die Ansprüche und Erfahrungshorizonte dieser Interessengruppen heute andere. Die Digitalisierung eröffnet die Chance, schneller und nicht weniger zuverlässig Informationen aus diesen Unterlagen erarbeiten zu können, wobei auch die Zuständigkeiten der Standesämter und überlieferungswege umfassend digital dokumentiert werden müssen.

In der anschließenden Diskussion wurde diese Frage erneut aufgegriffen: Vernichtungsvorschriften für die Standesämter, überlieferungsbildung seitens der Archive und pragmatische Benutzungslösungen wurden detailliert erörtert.

Die zweite Sektion stand unter dem Thema „Alles was Recht ist - Rechtssicherheit durch amtliche Dokumente und rechtssichere Nutzung von amtlichen Dokumenten“. Moderator MICHAEL SCHOLZ (Fachhochschule Potsdam) betonte einleitend am Beispiel der Erfahrungen ehemaliger DDR-Bürger mit der Verwaltung eines Unrechtsstaates, dass Vertrauen in rechtssichere Schriftgutführung und Verwahrung keinesfalls eine Selbstverständlichkeit ist. Vor diesem Hintergrund stellte er heraus, dass Rechtssicherheit vor allem Transparenz meint: hinsichtlich der Anlage und Führung von Akten bei Behörden, der Bewertungsentscheidungen bei der übernahme ins Archiv und nicht zuletzt der Nutzungsmöglichkeiten dieses Archivgutes für Bürger.

WILHELM GRABE, Leiter des Stadt- und Kreisarchivs Paderborn, referierte über die elektronische Meldekartei der Stadt Paderborn. Sie stellt einerseits eine wichtige Quelle für die historische Forschung dar und sorgt andererseits für die Herstellung von Rechtssicherheit. Grabe gab einen kurzen Abriss der Entwicklung des Meldewesens sowie der überlieferung in Paderborn. Er stellte dabei die Möglichkeit heraus, durch sich im Karteisystem befindende Markierungen Personengruppen zu filtern, was die Einwohnermeldekartei zu einem wichtigen Kontrollinstrument macht, das im „Dritten Reich“ auch zur Bevölkerungsanalyse unter rassepolitischen Maßgaben genutzt wurde. Mit der 1985 erfolgten Umstellung auf eine elektronische Erfassung ergeben sich ganz neue Anforderungen und Möglichkeiten der Verwertung. So müssen beispielsweise auf Grund von Datenschutzregelungen Angaben über Familienzusammenhänge nach einer gewissen Zeit gelöscht werden, die jedoch bei der späteren Archivierung wiederhergestellt werden.

Im Anschluss beschäftigte sich ANNETTE HENNIGS, Dezernatsleiterin beim Landesarchiv Nordrhein-Westfalen, Abteilung Ostwestfalen-Lippe, mit Einbürgerungsakten als Rechtssicherheit spendende Basis für die persönliche Zukunft Einzelner sowie als historische Quelle insbesondere für Migrationsgeschichte. Nach einem kurzen Abriss über die Verfahrensarten, den Aufbau der Akten sowie die Entwicklung der Staatsbürgerschaft bis zu unserer heutigen Praxis nahm Hennigs grobe Zäsuren der Einbürgerungsverfahren hinsichtlich Quantität und Modus in den Blick. Für die Archivierung der Einbürgerungsakten problematisierte Hennigs die zukünftige überlieferungspraxis, denn dem hohen Quellenwert steht seit Anfang der 1990er Jahre ein immenser quantitativer Anstieg gegenüber. Werden für den Zeitraum der ersten Erfassungen im 19. Jahrhundert bis zum gegenwärtigen Zeitpunkt ca. 20.000 Akten verwahrt, wuchs die Zahl der Anträge auf ca.300.000 pro Jahr. Hierdurch ist die bisher gängige Praxis einer kompletten Archivierung der Einzelfallakten nicht mehr vertretbar, so dass nun an einem Bewertungsmodell gearbeitet wird, das den neuen Bedingungen gerecht werden soll. Die anschließende Diskussion ging besonders auf diese Entwicklung eines zukünftigen Archivierungsmodells ein. Es wurde betont, wie wichtig hier ein Abgleich mit der kommunalen überlieferung und eine Absprache mit zuständigen Archiven ist, da sich auch im Rahmen der Ausländeramtsakten Einbürgerung widerspiegelt.

Den letzten Teil der Sektion bestritt MALTE WIETFELD (Bezirksregierung Detmold) mit einem Vortrag über rechtmäßige Schriftgutverwaltung. Der Jurist machte zunächst auf das Spannungsverhältnis zwischen Verhältnismäßigkeit und Rechtmäßigkeit aufmerksam. Dabei verwies Wietfeld auf aktuelle, medial breit diskutierte Negativbeispiele für eine nicht-rechtskonforme Schriftgutführung, beispielsweise die mutmaßliche Aktenmanipulation im Zusammenhang mit den NSU-Ermittlungen oder des Anschlags auf den Berliner Weihnachtsmarkt 2016. Wietfeld erläuterte vor diesem Hintergrund die Anforderungen an eine ordentliche Schriftgutverwaltung sowie die rechtlichen Grundlagen hierfür. Schließlich legte er den Fokus auf aktuelle Entwicklungen in der Bezirksregierung, unter denen die Umstellung auf die elektronische Aktenführung im Rahmen des E-Government-Gesetzes die größte Herausforderung darstellt. Dieser Wandel mit seinen Chancen und Problemstellungen war auch zentrales Thema der folgenden Diskussion. So bietet das E-Government-Gesetz eine große Möglichkeit für Archive, wieder mehr Einfluss auf die Aktenführung in den Behörden zu nehmen und damit künftig eine effektivere Bewertung sowie leichtere Archivierung zu ermöglichen. Hinsichtlich des ersetzenden Scannens wurde indes kritisch über die offene Frage diskutiert, wie mit der analogen überlieferung nach dem Scannen umzugehen ist. Zum einen gilt es, redundante überlieferung zu verhindern, andererseits ist eine Vernichtung in jenen Fällen besonders umstritten, in denen eine Behörde sehr alte, aber noch genutzte oder in der Registratur lagernde Bestände scannt. FRED VAN KAN (Gelders Archief Arnheim) warf ein, dass in den Niederlanden diesem Problem mit einem eindeutigen Verfahren begegnet wird, indem nur das rechtlich verbindliche Dokument aufgehoben wird.

Für die dritte Sektion der Tagung, „Wissen teilen und vermehren: Daten für/von Nutzer/-innen“ gab die Moderatorin MARTINA WIECH ( Landesarchiv Nordrhein-Westfalen, Abteilung Rheinland) die Losung vor: Wissen wird mehr, wenn man es teilt! Unter diesem Motto stellten drei Vorträge aus unterschiedlichen Akteurspositionen heraus verschiedene Crowdsourcingprojekte vor.

So schilderte ROLAND LINDE (Westfälische Gesellschaft für Genealogie und Familienforschung) die Erfahrungen der Kooperationsvereine WGGF und CompGen mit dem Landesarchiv Nordrhein-Westfalen, Abteilung Ostwestfalen-Lippe, als Partner. Gegenstand der Kooperation ist das Crowdsourcingprojekt „JuWeL“, in dem eine Tiefenerschließung von Juden- und Dissidentenregistern in Westfalen und Lippe unter der Mitarbeit interessierter Laien durchgeführt wird. Damit auch hier vertrauenswürdige Daten produziert werden können, werden den Privatpersonen genaue Editionsrichtlinien vorgegeben und die Ergebnisse durch einen Administrator geprüft, bevor eine Freigabe erfolgt. Durch die Verlinkung mit den Originaldokumenten ist überdies die Nachvollziehbarkeit gesichert. Linde vermerkte positiv, dass über das Onlineprojekt Personen erreicht werden konnten, die nicht den herkömmlichen Weg einer Vereinsmitgliedschaft wählen.

Aus Nutzersicht stellte danach GEORG PALMÜLLER (Ahnenforscherstammtisch Unna) verschiedene genealogische Datenbanken vor, die er nach den Kriterien ihrer Nachhaltigkeit und Verbreitung bewertete. Gemeinsam ist diesen Datenbanken, dass sie durch ihren Onlinebetrieb die Möglichkeiten der Wissensvernetzung bieten. So bewertete er die Datenbanken „Gedbas“, „My Heritage“, „Ancestry“ und „FamilySearch“ unter den Gesichtspunkten ihrer Verbreitung, den Kosten und der Kompatibilität mit mobilen Endgeräten, ob Scans von den Originaldokumenten eingebunden werden können und der Frage nach deren Lebensdauer. Wiederholt thematisierte er die Furcht einiger Nutzer, nicht zu wissen, wo ihre Daten gespeichert und was die Betreiberfirmen damit machen würden. Trotzdem lautete sein positives Fazit: „Die Zukunft liegt in der Cloud!“

Zuletzt verdeutlichte Fred van Kan den Blickwinkel des Archivars auf Crowdsourcing. Er zog hier zunächst eine Traditionslinie zu analoger Freiwilligenarbeit, die für Archive schon vor Jahrhunderten eine wichtige Ressource darstellte. Dann stellte er verschiedene Crowdsourcingprojekte aus den letzten zwanzig Jahren in den Niederlanden vor, vom frühen und langlebigen Projekt „genlias“ zur Eingabe von Zivilstandsregistern in eine landesweite Datenbank, das noch von Freiwilligen vor Ort in den Archiven selbst bearbeitet wurde über eine Flickr-Fotosammlung von Bildern aus dem Ersten und Zweiten Weltkrieg, die durch Ergänzungen und Auskünfte von Usern erweitert wurde bis zum weitverbreiteten Onlinerahmenprojekt „Vele Handen“, das bis heute 25 Teilprojekte erfolgreich abschließen konnte. Zuletzt stellte er mit „MOCCA“ („The Modeling Crowdsourcing for Cultural Heritage“) ein Modell vor, und das für die effiziente Planung und Durchführung der Crowdsourcingprojekte eingesetzt werden kann. Auf die Eingangsfrage, ob Crowdsourcing die Zukunft für die Erschließung von Archivgut sei, antwortete er mit einem klaren „Ja“. Diese Lösungen seien sowohl preiswert als auch schnell, da durch die hohe Zahl der Beteiligten rasch Ergebnisse zur Verfügung stehen. Diskutiert wurde vor allem über die notwendige Grenze zwischen archivischer Facharbeit und den Beiträgen von Laien, etwa bei der Erschließung.

Den Abschluss des diesjährigen Sommergesprächs bildete ein Bericht vom Kongress der „International Association of Jewish Genealogical Society“ in Orlando von Bettina Joergens. Sie stellte Eingangs die Problemlage dar, der sich Genealogen jüdischer Abstammung gegenüber sehen: Schrifttum ging durch die Verfolgung ebenso verloren wie personalisiertes Wissen, überlebende Vorfahren empfinden es als zu schmerzhaft, über die eigene Familie zu sprechen, Quellen befinden sich weit weg und sind in einer fremden Sprache verfasst. Joergens erlebte deshalb auf dem diesjährigen Kongress in Orlando die jüdische Genealogie als ein Instrument, mit dem die Betroffenen überhaupt erst wieder Familie herstellen können. Diese Sehnsucht wiegt dabei oft mehr, als die Angst vor einem Missbrauch der Daten. Sie plädierte dafür, den „blinden Fleck“, den die jüdische Genealogie oftmals für deutsche Archive darstellt, zu verkleinern. Dabei können vertrauensschaffende Maßnahmen, wie aktive Hilfestellung sowohl bei der Frage, wie Daten in einem Archiv zu finden sind, als auch bei der Auswahl des für die jeweilige Familiengeschichte zuständigen Archivs ebenso helfen wie gezielte Hinweise auf relevante Archivbestände und Links zu den Homepages der aktiven Community.

„Aktiv bleiben“ - dieses Stichwort nahm Bettina Joergens in ihrem Schlusswort zum diesjährigen „10. Detmolder Sommergespräch“ auf und plädierte für die unablässige Arbeit aller Akteure an und um Vertrauen.